Zwischen Dokumentenflut und Datenschutz: Marvin Jennrich von Jennrich IT erklärt, wie Kanzleien effizienter arbeiten können
Die steigende Dokumentenflut und der zunehmende Zeitdruck belasten den Alltag vieler Anwaltskanzleien. Gleichzeitig herrscht Unsicherheit beim Einsatz von Künstlicher Intelligenz, insbesondere in Bezug auf Datenschutz und Verantwortung. IT- und Automatisierungsexperte Marvin Jennrich zeigt mit seinem Unternehmen Jennrich IT, wie Kanzleien ihre Dokumentenprozesse effizient und rechtssicher digitalisieren können. Der folgende Beitrag erklärt, wie dieser Ansatz funktioniert und warum Automatisierung für Kanzleien zum entscheidenden Vorteil wird.
Die tägliche Postbearbeitung gehört für viele Anwaltskanzleien zu den größten Zeitfressern im Arbeitsalltag. Dokumente erreichen die Kanzlei über unterschiedliche Kanäle, müssen manuell gesichtet, zugeordnet und auf Fristen geprüft werden. Gleichzeitig wächst der Druck, effizienter zu arbeiten, während der Fachkräftemangel die Belastung für Anwälte und Rechtsanwaltsfachangestellte weiter erhöht. Kann Künstliche Intelligenz hier tatsächlich Entlastung schaffen oder birgt ihr Einsatz gerade im sensiblen juristischen Umfeld mehr Risiken als Nutzen? „Automatisierung ist in Kanzleien kein Selbstzweck“, erklärt IT- und Automatisierungsexperte Marvin Jennrich von Jennrich IT.
„Sie muss so eingesetzt werden, dass sie unterstützt, ohne die Kontrolle aus der Hand zu geben. Genau darum geht es bei unserer Lösung: Prozesse vereinfachen, ohne rechtliche Sicherheit oder Datenschutz zu gefährden.“ Marvin Jennrich bringt dafür mehr als zehn Jahre Erfahrung in der IT- und Softwareentwicklung mit. Nach seiner Ausbildung zum IT-Systemkaufmann entschied er sich bewusst für den Weg in die Programmierung und spezialisierte sich früh auf digitale Prozesslösungen. Heute begleitet er Anwaltskanzleien bei der sicheren Digitalisierung ihrer Dokumentenprozesse und verbindet technisches Know-how mit einem klaren Verständnis für die besonderen Anforderungen der Branche. Mit Jennrich IT verfolgt er das Ziel, Kanzleien spürbar zu entlasten und ihnen den Freiraum zu verschaffen, sich auf ihre eigentliche juristische Arbeit zu konzentrieren.
Vorgehensweise von Jennrich IT: Struktur und Sicherheit in der Kanzlei-Post
Jennrich IT setzt bei Anwaltskanzleien direkt am täglichen Dokumenteneingang an. Schriftstücke erreichen die Kanzlei über Post, E-Mail, Fax oder das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) und müssen bislang manuell verarbeitet werden. Genau hier greift der Ansatz von Marvin Jennrich an: Alle Dokumente werden zentral erfasst, analysiert und strukturiert weiterverarbeitet. „Wir holen die Unterlagen aus allen Eingangskanälen ab und lassen sie durch eine KI-gestützte Analyse laufen“, erklärt Marvin Jennrich. „Wichtig ist dabei, dass die Systeme DSGVO-konform arbeiten und die Daten in einer Umgebung bleiben, die für Kanzleien rechtlich sicher ist.“
Im nächsten Schritt ordnet das System die erkannten Dokumente den jeweiligen Mandanten zu, schlägt Fristen und Wiedervorlagen vor und bereitet die Weiterverarbeitung in der Kanzleisoftware vor. Die endgültige Kontrolle bleibt dabei bewusst beim Menschen: Rechtsanwaltsfachangestellte prüfen die Vorschläge und übernehmen sie mit wenigen Klicks. Dieser strukturierte Ablauf sorgt dafür, dass Postbearbeitung nicht mehr den gesamten Arbeitstag blockiert, sondern sich nahtlos in den Kanzleialltag integriert – mit deutlich weniger Zeitaufwand und höherer Prozesssicherheit.
Technologische Unabhängigkeit und ihre Vorteile – warum Jennrich IT auf kontrollierte KI-Umgebungen setzt
Beim Einsatz von Künstlicher Intelligenz in Kanzleien geht Marvin Jennrich bewusst einen kontrollierten Weg. Statt auf frei verfügbare KI-Dienste zu setzen, die Daten außerhalb Europas verarbeiten, baut Jennrich IT auf klar definierte, DSGVO-konforme Umgebungen. „Gerade für Anwälte ist entscheidend, wo Daten verarbeitet werden und wer darauf Zugriff hat“, erläutert Marvin Jennrich. „Deshalb arbeiten wirentweder mit Microsoft-basierten Lösungen, mit lokal gehosteten Systemen oder – je nach Anforderung – auch mit europäischen KI-Anbietern wie Mistral. Entscheidend ist: Die Kanzlei behält die Kontrolle über ihre Daten und über die Verantwortung im Prozess.“ Ziel ist es, Automatisierung nutzbar zu machen,ohne rechtliche Grauzonen oder Abhängigkeiten von unsicheren Drittanbietern zu schaffen.
Dieser Ansatz verschafft Kanzleien ein hohes Maß an Kontrolle und Planungssicherheit. Während viele KI-Anwendungen auf externe Server angewiesen sind und sich rechtliche Rahmenbedingungen kurzfristig ändern können, bleibt die technische Basis bei Jennrich IT stabil und nachvollziehbar. Gleichzeitig lassen sich Prozesse schnell umsetzen, da keine langwierigen Abstimmungen mit externen Plattformen oder rechtliche Nachbesserungen nötig sind. Die Kanzleien profitieren so von effizienteren Abläufen, ohne Kompromisse bei Datenschutz, Verantwortung und Verlässlichkeit eingehen zu müssen.
Wie digitale Prozesse im Kanzleialltag konkret entlasten
Wie sich dieser Ansatz in der Praxis bewährt, zeigt das Beispiel einer Anwaltskanzlei, mit der Marvin Jennrich aktuell zusammenarbeitet. Die Kanzlei ist digital aufgeschlossen, stand jedoch – wie viele andere – vor der Herausforderung, ein stetig wachsendes Dokumentenaufkommen effizient zu bewältigen. Nach der Einführung der Dokumentenautomatisierung werden eingehende Schriftstücke nun strukturiert vorverarbeitet und direkt in die Kanzleisoftware überführt. Die Mitarbeitenden arbeiten produktiv mit dem System, während Fristen und Wiedervorlagen übersichtlich vorbereitet werden.
Auf dieser Grundlage wird die Zusammenarbeit derzeit weiter ausgebaut. Als nächste Ausbaustufe wird die Lösung gemeinsam mit der Kanzlei um eine RAG-Architektur (Retrieval-Augmented Generation) erweitert. Damit kann die KI auf freigegebene, interne Wissensbestände zugreifen – etwa auf frühere Schriftsätze, Argumentationsmuster und Entscheidungen aus vergleichbaren Verfahren. In der Praxis fungiert das System als intelligenter Sparringspartner: Es bereitet den aktuellen Schriftverkehr strukturiert auf, weist auf mögliche Lücken oder offene Punkte hin und liefert Hinweise, die im hektischen Kanzleialltag leicht untergehen. Zudem ermöglicht die Technologie eine interne Blitzrecherche: Die KI findet in Sekunden ähnliche, bereits abgeschlossene Fälle und stellt die relevanten Fundstellen samt Quellenbezug zusammen. Auf dieser Basis können erste Textbausteine oder Entwurfsgerüste für Schriftsätze entstehen – stets als Vorschlag, der von der Kanzlei geprüft, angepasst und freigegeben wird. So profitieren Anwälte von der gesammelten Erfahrung der gesamten Kanzlei und gewinnen Zeit für die juristische Feinprüfung und Ausarbeitung. Die Kanzlei setzt damit konsequent auf eine schrittweise Digitalisierung, die sich an den realen Abläufen orientiert und nicht am technischen Selbstzweck.
Mission von Jennrich IT: Kanzleien durch Automatisierung zukunftsfähig machen
„Künstliche Intelligenz wird auch im juristischen Umfeld keine vorübergehende Erscheinung bleiben“, ist Marvin Jennrich überzeugt. Kanzleien, die heute beginnen, ihre internen Abläufe zu strukturieren und zu automatisieren, verschaffen sich langfristig einen klaren Vorteil. Dabei gehe es nicht darum, Anwälte zu ersetzen oder Entscheidungen aus der Hand zu geben, sondern darum, wertvolle Arbeitszeit freizusetzen und Prozesse stabiler zu gestalten. Gerade in Kanzleien mit mehreren Mitarbeitern kann eine durchdachte Automatisierung den Unterschied machen, ob Wachstum möglich ist oder ob der Arbeitsalltag dauerhaft im Engpass bleibt.
Mit Jennrich IT verfolgt Marvin Jennrich das Ziel, sich als langfristiger Ansprechpartner für KI- und Automatisierungslösungen speziell für Anwaltskanzleien zu etablieren. Die Digitalisierung einzelner Prozesse versteht er dabei nicht als einmaliges Projekt, sondern als kontinuierliche Entwicklung, die sich an den realen Anforderungen des Kanzleialltags orientiert. Kanzleien, diediesen Weg konsequent gehen, schaffen stabile Strukturen, gewinnen Zeit zurück und erhöhen ihre organisatorische Sicherheit – eine Voraussetzung, um auch künftig effizient arbeiten und Mandanten verlässlich betreuen zu können.
Sie möchten Ihre Kanzlei effizienter, sicherer und DSGVO-konform organisieren? Dann vereinbaren Sie jetzt ein unverbindliches Erstgespräch mit Marvin Jennrich von Jennrich IT (https://jennrich-it.de/)und erfahren Sie, wie Automatisierung Ihren Kanzleialltag spürbar entlasten kann.
Pressekontakt:
Jennrich IT Consulting
E-Mail: kontakt@jennrich-it.de
Webseite: https://jennrich-it.de/
Original-Content von: Jennrich IT Consulting,übermittelt durch news aktuell
Categories: Allgemein
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