Planat: Mit ERP gegen Brain Drain und Schatten-IT
– Demographisch bedingter Austritt erfahrener Fachkräfte: ERP-Systeme werden zum Schutzschild gegen den industriellen Brain Drain
– Wie produzierende Unternehmen Erfahrungswissen im ERP-System digitalisieren und den Verlust kritischer Prozesskompetenz vermeiden
Der demografische Wandel entwickelt sich für den produzierenden Mittelstand zunehmend zu einem operativen Risiko. In den kommenden Jahren werden hunderttausende erfahrene Fach- und Führungskräfte der Baby-Boomer-Generation in den Ruhestand wechseln – vielfach ohne ausreichende Nachfolge. Besonders kritisch ist dabei weniger der reine Personalabgang als vielmehr der Verlust von Erfahrungswissen, Prozesskenntnissen und informellen Abläufen, die über Jahrzehnte entstanden sind. Moderne ERP-Systeme entwickeln sich daher immer stärker zur zentralen Wissensplattform für Unternehmen.
\“Viele Unternehmen unterschätzen, wie stark ihre operative Stabilität vom impliziten Wissen einzelner Mitarbeiter abhängt. Wenn dieses Know-how nicht systematisch digitalisiert und in Prozessen verankert wird, entsteht ein gefährlicher Brain Drain\“, erklärt Christian Biebl, Geschäftsführer des ERP-Herstellers Planat. Brain Drain bezeichnet den Verlust von Wissen, Erfahrung und Kompetenz, wenn qualifizierte Fachkräfte ausscheiden und etwa aufgrund des Fachkräftemangels nicht ersetzt werden können.
In vielen mittelständischen Produktionsunternehmen sind wesentliche Betriebsabläufe historisch gewachsen. Wissen über Produktionsparameter, Materialflüsse, Sonderprozesse, Lieferantenbeziehungen oder individuelle Kundenanforderungen steckt häufig in den Köpfen langjähriger Mitarbeiter – oder in der sogenannten Schatten-IT. Man versteht darunter Software, Cloud-Dienste oder digitale Prozesse, die Mitarbeiter oder Abteilungen ohne Freigabe der offiziellen IT außerhalb des ERP- und Unternehmenssystems nutzen. Als typisches Beispiel für die so genannte Schatten-IT gelten private Excel-Listen einzelner Beschäftigter mit betriebsrelevanten Informationen, die für das Unternehmen unsichtbar bleiben.
Zusätzlich verschärft der Fachkräftemangel die Situation: Offene Stellen können oftmals nicht mehr zeitnah oder qualitativ gleichwertig nachbesetzt werden. Unternehmen stehen dadurch vor der Herausforderung, vorhandenes Know-how unabhängig von einzelnen Personen dauerhaft verfügbar zumachen.
ERP als Unternehmens-Gedächtnis
ERP-Systemeübernehmen in dieser Situation zunehmend die Funktion eines digitalen Unternehmensgedächtnisses.\“Ein modernes ERP-System ist heute weit mehr als eine Verwaltungssoftware. Es bildet Prozesse, Regeln, Entscheidungswege und Erfahrungswissen strukturiert ab und macht dieses Wissen für neue Mitarbeiter nachvollziehbar und reproduzierbar\“, so Christian Biebl. Insbesondere im Produzierenden Gewerbe entsteht dadurch eine strategisch wichtige Wissensbasis, die Prozesse standardisiert, Medienbrüche reduziert und Abhängigkeiten von einzelnen Personen minimiert.
Von besonderer Bedeutung ist dies bei langjährig gewachsenen IT-Strukturen. In vielen Unternehmen existieren noch proprietäre Altsysteme oder individuell entwickelte Insellösungen, deren Funktionsweise oftmals nur wenige Mitarbeiter vollständig verstehen. Häufig sind diese Systeme eng mit einzelnen IT-Leitern oder langjährigen Fachkräften verbunden. Gehen diese in den Ruhestand, droht nicht nur ein personeller, sondern auch ein technologischer Wissensverlust.\“Die Lebensdauer mancher Unternehmenssoftware ist faktisch an die Lebensarbeitszeit einzelner Know-how-Träger gekoppelt. Ohne rechtzeitige Migration in standardisierte ERP-Strukturen entsteht ein erhebliches Zukunftsrisiko\“, warnt Christian Biebl.
Wissensmanagement als Produktivitätsfaktor
Gleichzeitig wird Wissensmanagement zu einem Produktivitätsfaktor. Je stärker Prozesse digital dokumentiert, standardisiert und unternehmensweit verfügbar sind, desto schneller können neue Mitarbeiter eingearbeitet werden. Gerade angesichts knapper Personalressourcen gewinnt diese Fähigkeit strategische Bedeutung.\“Die Menschen im Unternehmen bleiben entscheidend wichtig. Aber Unternehmenswissen darf nicht dauerhaft ausschließlich an Personen gebunden sein\“, erklärt Christian Biebl. Moderne ERP-Systeme schaffen deshalb Plattformen, auf denen Produktionswissen, Prozessabläufe, Dokumentationen und betriebswirtschaftliche Zusammenhänge zusammengeführt werden.
Hinzu kommt die wachsende Komplexität in der Industrie. Produktionsunternehmen müssen heute flexibel zwischen Einzelanfertigungen, kleinen Losgrößen und Serienproduktion wechseln. Gleichzeitig steigen Anforderungen an Transparenz, Rückverfolgbarkeit, Lieferkettensteuerung und Ressourceneffizienz. Ohne zentral verfügbare und konsistente Daten wird dies zunehmend schwer beherrschbar. ERP-Systeme dienen deshalb nicht nur der Prozesssteuerung, sondern auch der langfristigen Sicherung organisatorischer Handlungsfähigkeit.
Auch der Fachkräftemangel verändert die Rolle moderner ERP-Plattformen grundlegend. Während früher primär Maschinenkapazitäten im Mittelpunkt standen, rückt heute der effiziente Einsatz qualifizierter Mitarbeiter stärker in den Fokus.\“Früher galt vor allem: Die Maschine muss laufen. Heute wird zusätzlich entscheidend, dass qualifiziertes Personal optimal eingesetzt und vorhandenes Wissen dauerhaft verfügbar gemacht wird\“, erklärt Christian Biebl. ERP-Systeme ermöglichen dabei die direkte Verknüpfung von Produktionsplanung, Personalressourcen und Prozesswissen.
Nach Einschätzung des Planat-Geschäftsführers wird sich diese Entwicklung in den kommenden Jahren weiter beschleunigen. Christian Biebl erklärt:\“Der Mittelstand steht vor einem tiefgreifenden Generationenwechsel, während gleichzeitig die Zahl verfügbarer Fachkräfte sinkt. Unternehmen, die ihr Erfahrungswissen nicht systematisch digitalisieren, riskieren operative Ineffizienzen, steigende Fehlerquoten und Produktivitätsverluste. Moderne ERP-Systeme werden damit zunehmend zu einer strategischen Infrastruktur gegen Wissensverlust und Fachkräftemangel.\“
Die Planat GmbH bietet mit der ERP-Software FEPA eine modular aufgebaute Lösung für den produzierenden Mittelstand. Das System unterstützt Unternehmen dabei, Prozesse zu standardisieren, Wissen zentral verfügbar zu machen und Produktions- sowie Unternehmensabläufe langfristig abzusichern.
Die PLANAT GmbH (www.PLANAT.de (http://www.planat.de)) bietet mit der skalierbaren ERP-Standardsoftware FEPA einen flexiblen IT-Service\“Made in Germany\“für den produzierenden Mittelstand. In der Basisversion verantwortet die Software Vertrieb, Beschaffung, Logistik, Produktionsplanung und -steuerung mit Betriebsdatenerfassung und betriebswirtschaftliche Anwendungen. On top können bedarfsgerecht branchenspezifische Softwareinhalte integriert und diverse Add-ons, wie z. B. ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder Customer-Relationship-Management (CRM), eingesetzt werden. Das innovative, modulare Softwarekonzept ergänzt PLANAT seit 1981 durch branchenspezifische Beratung sowie durch verlässlichen Support.
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