Geprüfte Software als Grundlage ordnungsmäßiger Buchführung
Die Digitalisierung der Rechnungslegung schreitet weiter voran. Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Warenwirtschafts- und Vorsystemeübernehmen zentrale Aufgaben bei der Verarbeitung
buchführungsrelevanter Daten. Damit rückt die Qualität und Ordnungsmäßigkeit der eingesetzten
Software immer stärker in den Fokus von Unternehmen, Wirtschaftsprüfern und Finanzverwaltung.
Ordnungsmäßigkeit beginnt im System
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) stellen klare Anforderungen an IT-gestützte Buchführungssysteme. Dazu zählen unter anderem Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit, Vollständigkeitund
Verfügbarkeit der Daten.
Diese Anforderungen lassen sich nicht allein organisatorisch erfüllen. Vielmehr müssen die eingesetzten Anwendungssysteme die Ordnungsmäßigkeit systemseitig ermöglichen. Ohne geeignete Software ist eine GoBD-konforme Buchführung praktisch nicht umsetzbar.
Risiken ungeprüfter Anwendungssysteme
In der Praxis wird häufig angenommen, dass Standardsoftware automatisch den gesetzlichen
Anforderungen entspricht. Ungeprüfte Software kann jedoch erhebliche Risiken bergen, etwa durch
fehlende Protokollierungen, unzureichende Berechtigungskonzepte oder mangelnde
Nachvollziehbarkeit von Datenänderungen.
Für Unternehmen kann dies zu Beanstandungen in Betriebs- oder Jahresabschlussprüfungen führen. Für Wirtschaftsprüfer steigt gleichzeitig das Prüfungs- und Haftungsrisiko, wenn keine objektive Beurteilung der eingesetzten Systeme vorliegt.
IDW PS 880 als anerkannter Prüfungsstandard
Der Prüfungsstandard IDW PS 880\“Die Prüfung von Softwareprodukten\“bietet einen in Deutschland
anerkannten Rahmen für die unabhängige Prüfung buchführungsrelevanter Software. Ziel ist es
festzustellen, ob ein Softwareprodukt bei sachgerechter Anwendung geeignet ist, die gesetzlichen
Anforderungen – insbesondere aus den GoBD – zu erfüllen.
Unsere Prüfung umfasst unter anderem die Softwarefunktionen, Verarbeitungsketten, Zugriffskontrollen, Änderungsmechanismen sowie die Dokumentationen. Das Ergebnis ist eine Softwarebescheinigung, die eine belastbare Aussage über die Eignung des Systems trifft.
Bedeutung für die Jahresabschlussprüfung
Für Wirtschaftsprüfer stellen geprüfte Anwendungssysteme eine wichtige Grundlage bei der
Prüfungsplanung und Risikobeurteilung dar. Bescheinigungen nach IDW PS 880 und GoBD-Konformität ermöglichen eine effizientere Prüfung, reduzieren eigene Systemtests und tragen zur
Haftungsbegrenzung bei.
Auch für Unternehmen bieten geprüfte Systeme mehr Sicherheit und Transparenz gegenüber Prüfern und Finanzbehörden.
Fazit
Eine geprüfte Software ist kein optionales Qualitätsmerkmal, sondern eine wesentliche Voraussetzung für ordnungsmäßige Buchführung und prüfungssichere Jahresabschlüsse. Prüfungen nach IDW PS 880 schaffen Klarheit, Vertrauen und Rechtssicherheit für alle Beteiligten.
Categories: Allgemein
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