Demografischer Wandel: Was Verwaltungen mit dem Renteneintritt wirklich verlieren
Gerade in Kommunalverwaltungen zeige sich dieses Phänomen häufig. Erfahrene Mitarbeitende kennen nicht nur Gesetze, Verfahren und Zuständigkeiten. Sie wissen auch, welche Entscheidungen sie eigenständig treffen können, wann eine Rücksprache nötig ist und wo die informellen Grenzen liegen. Dieses Wissen steht in keiner Dienstanweisung und in keinem Organigramm.
Wenn Entscheidungsfähigkeit an Personen hängt
Problematisch wird es nach Einschätzung des Beraters, wenn diese Erfahrung über Jahre zur eigentlichen Entscheidungsstruktur einer Organisation wird.
„Was ich in solchen Organisationen oft sehe: Entscheidungsfähigkeit war nie wirklich eine Eigenschaft der Organisation selbst\“, so Dindorf.„Sie hing an einzelnen Personen. Und das merkt man erst, wenn diese Personen gehen.\“
Scheidet eine erfahrene Führungskraft oder Sachbearbeiterin aus, bleiben Stellenbeschreibung, Organigramm und formale Zuständigkeiten zwar bestehen. Was häufig fehlt, ist die Sicherheit darüber, wie weit das eigene Mandat im Alltag tatsächlich trägt.
Die Folge zeigt sich oft unmittelbar nach einem Wechsel. Nachfolger holen häufiger Rückversicherung ein, Entscheidungen werden vorsichtiger getroffen, Abstimmungsschleifen nehmen zu. „Das wirkt dann oft wie Unsicherheit beim Nachfolger\“, erklärt Dindorf. „Ich sehe das anders. Das ist eine ziemlich vernünftige Reaktion auf etwas, das die Organisation nie geklärt hat.\“
Der demografische Wandel macht alte Schwächen sichtbar
Laut Berechnungen des Beamtenbunds dbb werden bis zum Jahr 2030 mehr als eine Million Stellen imöffentlichen Dienst aus Altersgründen neu zu besetzen sein. Viele Organisationen konzentrieren sich darauf, Wissen zu dokumentieren und Nachfolger einzuarbeiten.
„Das ist wichtig, aber damit ist nur ein Teil des Problems gelöst\“, sagt Dindorf.„Mit erfahrenen Mitarbeitenden verschwindet oft die einzige Entscheidungsstruktur, die in einer Behörde tatsächlich funktioniert hat – auch wenn die nie irgendwo aufgeschrieben war.\“
Was lange durch Erfahrung kompensiert wurde, werde durch den Generationenwechsel plötzlich sichtbar: unklare Mandate, diffuse Verantwortlichkeiten und Entscheidungen, deren Geltung nie wirklich geklärt wurde.
Führung beginnt vor dem Generationenwechsel
Aus Sicht des Beraters sollten Verwaltungen deshalb nicht erst reagieren, wenn eine Schlüsselperson bereits ausgeschieden ist. Im Rahmen von Führungsklausuren arbeitet Dindorf mit Leitungsebenen genau an dieser Fragestellung.
„Die Frage, die ich Führungsteams stelle, ist eigentlich ganz einfach\“, sagt Dindorf.„Welche Entscheidungen gelten bei Ihnen, egal wer sie trifft? Und wo hängt das im Moment noch an einzelnen Personen?\“
Führung, die diese Frage nicht kläre, gebe ihre eigene Unsicherheit an die nächste Generation von Führungskräften weiter, so der Berater. Für ihn liegt darin eine der zentralen Herausforderungen des demografischen Wandels: Es geht nicht nur darum, Wissen zu sichern. Organisationen müssen auch prüfen, ob ihre Entscheidungsstrukturen ohne die erfahrenen Mitarbeitenden überhaupt noch tragen.
„Der leere Schreibtisch ist meistens nicht das eigentliche Problem\“, sagt Dindorf abschließend. „Die eigentliche Frage ist: Was verschwindet eigentlich mit ihm?\“
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