Was kostet ungenutzter SharePoint-Speicher wirklich-
MODUL 1: Problemverstärkung
In der heutigen digitalen Arbeitswelt ist Microsoft SharePoint das Rückgrat der Zusammenarbeit. Dokumente werden zentral gespeichert, Workflows digitalisiert, Teams arbeiten effizient zusammen.
Doch mit jedem abgeschlossenen Projekt, jeder alten Version, jedem vergessenen Bericht wächst ein unsichtbares Problem: kalte Daten.
Was sind kalte Daten?
Kalte Daten sind Informationen, die selten oder gar nicht mehr genutzt werden. Dazu gehören häufig:
Veraltete Projektberichte
Alte Dokumentationen
Doppelte Dateien
Abgeschlossene Projekte
Compliance-Daten, auf die nie zugegriffen wird
Obwohl diese Daten im Tagesgeschäft keine Rolle mehr spielen, belegen sie weiterhin wertvollen Speicherplatz in SharePoint.
Die Kostenrealität
Microsoft 365 stellt eine Basis-Speicherzuweisung für SharePoint Online bereit. Sobald diese überschritten wird, zahlen Unternehmen Premiumpreise für zusätzlichen Speicher.
Die harte Wahrheit:
15 TB zusätzlicher SharePoint-Speicher kosten 37.000 USD pro Jahr
Das entspricht 2.400 USD pro TB jährlich
Bei einem durchschnittlichen Anteil von 70 % kalten Daten im gesamten Tenant könnte dieser zusätzliche Speicher leicht eingespart werden.
Große Unternehmen mit mehreren hundert Terabyte zahlen jährlich Beträge im sechsstelligen Bereich – ein erheblicher Teil davon entfällt auf Daten ohne geschäftlichen Nutzen.
Wissen Sie, wie viel ungenutzter Speicher derzeit in Ihrem SharePoint-Tenant liegt?
Die meisten IT-Abteilungen haben keine Transparenz darüber, welcher Teil ihres Speichers tatsächlich aktiv genutzt wird.
Führungskräfte genehmigen Speichererweiterungen, ohne zu wissen, dass ein erheblicher Teil der Ausgaben vermeidbar wäre.
MODUL 2: Einführung der Analyselösung
Gewinnen Sie Klarheit– in nur wenigen Schritten
Anstatt weiterhin blind zu zahlen: Analysieren Sie selbst, wo Ihr Speicher tatsächlich liegt.
Wir haben ein kostenloses Analysetoolset entwickelt, das es Ihnen ermöglicht, Ihren SharePoint-Tenant zu scannen und genau zu bestimmen:
Wie viele GB/TB kalte Daten vorhanden sind
Welches Einsparpotenzial besteht
Wo Sie konkret handeln können
Was Sie erhalten:
PowerShell-Skript
Scannt ausgewählte SharePoint-Sites in Ihrem Tenant
Erkennt Versionierungsbelastungen (wie viele Versionen pro Dokument existieren)
Erfasst den Speicherverbrauch pro Datei
Dokumentation
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Ausführung
Erklärung der technischen Anforderungen
Excel-Analyse (vorkonfiguriert)
Visualisiert Ihre kalten Daten automatisch in Altersclustern
Zeigt die Größenverteilung der Dateien nach Dateityp
Zeigt die Anzahl der Dateien und Versionen (Versionen werden in SharePoint als vollständige Dateien gespeichert)
Das Versprechen
In nur wenigen Schritten wissen Sie:
Wie viele GB/TB kalt sind
Welches Einsparpotenzial Sie haben
Wo Sie konkret handeln können
MODUL 3:„So funktioniert die Analyse“
Vom Setup bis zur Auswertung– so einfach ist es:
Um Ihren Cold Data Estimation Report auszuführen, folgen Sie einfach den Schritten in der Datei
“SharePoint Online File Version Expiration Report – Documentation.md”.
MODUL 4: Erkenntnisse ? Handlungsoptionen
Was Ihre Analyse zeigt– und welche Optionen Sie haben
Nach der Analyse wissen Sie genau, wie Ihr SharePoint-Speicher strukturiert ist.
Typische Erkenntnisse unserer Anwender:
„52 % unserer Dateien wurden seit über 12 Monaten nicht mehr geöffnet“
„Mediendateien wie MP4s alter Projekte beanspruchen 70 % unseres Speichers“
Ihre Handlungsoptionen
Sobald Sie die Datensituation kennen, haben Sie drei strategische Möglichkeiten:
Option 1: Löschen
Geeignet für:
Doppelte Dateien
Offensichtlich veraltete Testdaten
Temporäre Arbeitsdateien
Alte Versionen
Risiken:
Verstöße gegen Aufbewahrungspflichten
Nachträgliche Rückfragen von Stakeholdern
Unwiderruflicher Datenverlust
Fazit: Nur für eindeutig wertlose Daten empfohlen.
Option 2: Manuelles Archivieren
Geeignet für:
Einzelne abgeschlossene Projekte
Kleine Datenmengen
Probleme:
Zeitaufwendig und arbeitsintensiv
Uneinheitliche Umsetzung
Fehlende Transparenz (wo wurde was archiviert?)
Externer Speicher muss verwaltet werden
Fazit: Funktioniert im Einzelfall, ist aber keine skalierbare Lösung.
Option 3: Strategisches Offloading
Geeignet für:
Systematische, dauerhafte Kostenreduktion
Große Datenmengen
Compliance-kritische Umgebungen
Vorteile:
Vollautomatisiert
Bis zu 54 % Kosteneinsparung im Vergleich zu SharePoint-Speicher
Daten bleiben konform und verfügbar
Transparent für Endanwender
Fazit: Die strategische Lösung für Unternehmen mit großen Datenvolumen.
Für Option 3 gibt es eine speziell für SharePoint entwickelte Lösung: ShArc von Layer2.
Ihr nächster Schritt: Transparenz schaffen oder direkt optimieren
Analysieren
Verschaffen Sie sich Klarheitüber Ihre kalten Daten – kostenlos und in nur wenigen Schritten.
Sie erhalten:
PowerShell-Skript
Dokumentation
Excel-Analyse
Optimieren
Sie wissen bereits, dass Handlungsbedarf besteht?
Wir zeigen Ihnen:
ShArc in der Praxis
Ihr konkretes Einsparpotenzial
Den Implementierungspfad
Governance-Richtlinien
Häufig gestellte Fragen zu den versteckten Kosten kalter Daten in SharePoint
Was bedeutet„kalte Daten“ im SharePoint-Kontext?
Kalte Daten sind Dateien, die selten oder nie mehr genutzt werden– z. B. alte Projektberichte, Dokumentationen, Duplikate oder Compliance-Archive. Obwohl sie inaktiv sind, belegen sie teuren SharePoint-Speicherplatz.
Warum sind kalte Daten ein finanzielles Problem für Unternehmen?
Sobald das Basiskontingentüberschritten wird, berechnet SharePoint Online hohe Zusatzgebühren. Viele Unternehmen zahlen jedes Jahr tausende oder sogar Millionen Dollar für Daten, die keinen operativen Nutzen mehr haben.
Wie beeinflussen kalte Daten Migrationsprojekte?
Kalte Daten verlangsamen und verteuern Migrationsprojekte, da sie den Umfang künstlich aufblähen. Das führt zu längeren Übertragungszeiten, höheren Beratungskosten und größeren Cloud-Speicheranforderungen – und macht Modernisierungsprojekte unnötig teuer.
Wie können Unternehmen verhindern, dass sich kalte Daten erneut ansammeln?
Durch klare Governance-Richtlinien und automatisierte Offload-Pläne können inaktive Inhalte regelmäßig in kostengünstige Speicher verlagert werden. So wird langfristige Datenüberlastung verhindert und nachhaltiges Informationsmanagement sichergestellt.
Was ist die langfristige Wirkung eines strategischen Cold-Data-Managements?
Unternehmen, die kalte Daten aktiv verwalten, profitieren von niedrigeren Speicherkosten, besserer Systemleistung und höherer Compliance.
Vor allem jedoch schaffen sie eine Datenumgebung, die das Geschäft unterstützt – anstatt Budgets zu belasten.
Interessiert an ShArc?
Das Team von Layer2 stellt Ihnen die Vorteile gerne vor, zeigt die Funktionen von ShArc und beantwortet alle Ihre Fragen– oder stellt Ihnen eine kostenlose Testversion zur Verfügung.
Wir, die Layer 2 GmbH, sind Microsoft Gold Partner und teilen uns am Standort Hamburg in zwei Geschäftsbereiche auf.
Layer2 leading solutions entwickelt eigene Software-Produkte und -Lösungen zur Datenintegration von beliebten IT-Systemen und vertreibt diese weltweit.
Layer2 collaboration works gestaltet moderne Arbeitsplätze mit Microsoft-Tools. Mit dem Know-How aus Beratung, Konzeption, Entwicklung und Customizing sowie Service werden hier weitsichtige Lösungen, die ebenso innovativ wie individuell sind, erschaffen.
Categories: Allgemein
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