Prozessautomation für Dienstleister: Was No-Code für den Mittelstand leisten kann
Während bereits 84 Prozent der Großunternehmen auf Automatisierungslösungen setzen, hinken KMU mit nur 43 Prozent deutlich hinterher. Diese Lücke wird zum Wettbewerbsnachteil – doch der Einstieg war noch nie so niedrigschwellig wie heute.
Wo Dienstleister am meisten Zeit verlieren
Für Agenturen, B2B-Dienstleister und beratungsintensive Unternehmen zeigt sich ein wiederkehrendes Muster: Die wertvollsten Fachkräfte verbringen unverhältnismäßig viel Zeit mit administrativen Tätigkeiten.
Das Münchner Beratungsunternehmen KMUAutomation, das sich auf No-Code-Lösungen für den Mittelstand spezialisiert hat, identifiziert vier zentrale Prozessbereiche, die bei Dienstleistern besonders stark von manueller Arbeit geprägt sind.
Onboarding neuer Kunden
Das Onboarding neuer Kunden verschlingt oft Tage statt Minuten. Vom unterschriebenen Vertrag bis zum ersten Arbeitsentwurf vergehen bei vielen Dienstleistern Wochen – mit automatisierten Workflows lässt sich dieser Zeitraum auf wenige Minuten reduzieren.
Kunden erhalten sofort:
Zugangsdaten
Willkommens-E-Mails
Termineinladungen
Parallel werden interne Systeme automatisch aktualisiert.
Follow-up im Vertrieb
Follow-ups bleiben häufig liegen oder erfolgen inkonsistent. Dabei zeigen Branchendaten: Gut implementierte Follow-up-Sequenzen können Konversionsraten um bis zu 50 Prozent steigern.
Beispiel:
Lädt ein Interessent ein Whitepaper herunter, sendet das System automatisch:
eine Dankesmail
wenige Tage später eine Erinnerung
anschließend eine Webinar-Einladung
Ganz ohne manuelles Eingreifen.
Angebots- und Rechnungserstellung
Die Angebots- und Rechnungserstellung bindet bei vielen Dienstleistern erhebliche Kapazitäten.
Ein Handwerksbetrieb mit 25 Mitarbeitern konnte durch Automatisierung:
die Zeit pro Angebot von 45 auf 10 Minuten senken
bei 40 Angeboten monatlichüber 23 Stunden einsparen
No-Code senkt die Einstiegshürde radikal
Der entscheidende Wandel der letzten Jahre: Automatisierung erfordert keine Programmierkenntnisse mehr.
Plattformen wie:
Make.com
Zapier
n8n
ermöglichen es Mitarbeitern mit Prozesswissen, komplexe Workflows per Drag-and-Drop zu erstellen.
Make.com, betrieben vom deutschen Unternehmen Celonis, speichert Daten DSGVO-konform in der EU und bietetüber 1.000 vorgefertigte Module für Anwendungen wie:
Google Workspace
Slack
CRM-Systeme
Lernkurve und Aufwand
Einfache Automatisierungen: 10-15 Stunden Einarbeitung
Komplexe Workflows: 30-40 Stunden
Untersuchungen der HTW Berlin zeigen, dass KMU ohne externe IT-Unterstützung innerhalb von 4-6 Wochen erste produktive Workflows erstellen können.
Kostenstruktur
Einstieg: 9-20€ pro Monat
Typische KMU-Implementierung (20-50 MA):
10.000-25.000€ initial
500-1.500€ monatlich laufend
Was bei der Prozessauswahl zu beachten ist
Nicht jeder Prozess eignet sich gleichermaßen für Automatisierung. Die besten Kandidaten sind:
regelbasiert
wiederkehrend
zeitintensiv
fehleranfällig
Geeignete Prozesse
Dateneingabe und -synchronisation zwischen Systemen
E-Mail-Verarbeitung mit Anhängen und Weiterleitungsregeln
Freigabeprozesse für Urlaub, Rechnungen oder Bestellungen
Lead-Qualifizierung und -Scoring
Dokumenten-Workflows mit automatischer Erkennung und Klassifizierung
Typischer Fehler:
Unternehmen starten mit der Tool-Auswahl statt mit der Prozessanalyse.
Schlechte Prozesse zu automatisieren zementiert Ineffizienz.
Empfehlung vonKMUAutomation:
Zuerst Prozesse identifizieren, die mehr als zehn Stunden pro Monat binden.
Realistische ROI-Erwartungen für Dienstleister
Die Amortisationszeit gut gewählter Automatisierungsprojekte liegt typischerweise zwischen 3 und 9 Monaten.
Rechenbeispiel Rechnungswesen
500 Eingangsrechnungen pro Monat
Manuell: 15€ pro Rechnung
Automatisiert: 3€ pro Rechnung
?? Ersparnis: 6.000€ monatlich
?? Amortisation nach 5 Monaten
Weitere Effekte für projektbasierte Dienstleister
Lead ? Projektstart: 18 ? 6 Tage
Administrativer Aufwand pro Projekt: 8 ? 1,5 Stunden
Durch automatische Erstellung von:
Projektboards
Kommunikationskanälen
Zugangsdaten
Garantie-Modell
KMUAutomation bietet eine vertragliche Garantie:
Keine Amortisation innerhalb von 12 Monaten ? vollständige Rückerstattung
Die Rolle von KI in der Prozessautomation
Klassische Automatisierung folgt festen Regeln und eignet sich für standardisierte Abläufe.
KI-gestützte Automatisierung wird relevant bei:
unstrukturierten Daten
Mustererkennung
Beispiel Rechnungsverarbeitung
Klassisch:
E-Mail-Anhang ? Buchhaltungssystem
KI-gestützt:
Extraktion von Rechnungsnummer, Betrag, Lieferant, IBAN
Abgleich mit Bestellungen
Automatische Buchung beiÜbereinstimmung
Weiterleitung nur bei Abweichungen>10 %
Empfehlung:
Zuerst regelbasierte No-Code-Automatisierung etablieren, danach gezielt KI ergänzen.
Was erfolgreiche Implementierungen gemeinsam haben
Typischer Projektverlauf laut KMUAutomation:
Dauer: ca. 2 Wochen
Schritte:
Bestandsaufnahme
Iterative Entwicklung
Live-Schaltung
Erfolgsfaktoren
Klare Ziele&KPIs
Frühe Einbindung der Mitarbeiter
Schrittweises Vorgehen
Bis zu 30 Prozent der Automatisierungsprojekte scheitern an mangelnder Akzeptanz – nicht an der Technologie.
Für Unternehmen ab 50 Mitarbeitern empfiehlt sich:
2-3 Automation Champions pro Abteilung
Schulungsdauer: 3-5 Tage
Fazit: Der Zeitpunkt zum Handeln ist jetzt
Prozessautomation ist für Dienstleister keine Zukunftsvision mehr, sondern betriebliche Notwendigkeit.
Automatisierungspotenzial im Service-Sektor: 35 Prozent
Einstiegshürden sinken kontinuierlich
Wettbewerbsnachteile für Nicht-Handelnde wachsen
Empfohlener erster Schritt:
Einen klar abgegrenzten Prozess identifizieren, der mehr als zehn Stunden monatlich bindet.
Bei einem internen Stundensatz von 50€ bedeuten bereits fünf gesparte Wochenstunden eine jährliche Wertschöpfung von 13.000 €.
Categories: Allgemein
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