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Mönig Immobilienmanagement: Erfahrungen mit der digitalisierten Wohnungsübergabe. VDIVaktuell 4/2021

 

Die digitalisierte Wohnungsübergabe: Komfort für Mandanten und Mitarbeiter

Eine Wohnungs- oder Hausübergabe mit ordentlichem Protokoll ist das A und O, um spätere Konflikte zwischen Vermietern und Mietern zu vermeiden. Waren bei der Wohnungsübergabe zum Einzug noch alle Parteien glücklich, kommt es beim Auszug nicht selten zu Unstimmigkeiten. Waren es wirklich drei Schlüssel bei der Übergabe zum Einzug? Von wann stammen die Kratzer im Parkett? Wer muss sie beseitigen? Ein ausführliches, detailliertes Übergabeprotokoll ist dann Gold wert. Alle Beteiligten haben es damals geprüft und eigenhändig unterschrieben. Dieser Umstand kürzt viele Diskussionen ab. Eine schnelle Ausfertigung und einen unkomplizierten Zugriff auf diese wertvollen Dokumente bieten digitale Übergabeprotokolle. Hierfür haben wir ein unternehmenseigenes Tool entwickelt.

Digitalisierung schafft effiziente Abläufe und schützt die Umwelt

Auch wir kennen den Druck, den ein Schreibtisch voller Protokolle und Korrespondenz auslöst. In vielen Unternehmen wird die „Zettelwirtschaft“ auf dem Schreibtisch per Scan oder Eintippen in ein Word-Dokument oder Datenformular auf den PC verschoben. Doch dann geht die Arbeit meist erst los. Alles muss bearbeitet und häufig im Anschluss daran auch an die Mandanten verschickt werden – oft noch per Post. Auf diese Weise werden für viele Dinge des Alltagsgeschäfts unnötig viel Zeit und Geld aufgewendet. Wir raten Ihnen: Trauen Sie Ihren Mandanten ruhig etwas zu. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass auch ältere WEG-Teilnehmer digitale Post schätzen. Es macht einen enormen Unterschied, nur einzelne Mandanten, die diesen Weg konkret wünschen, postalisch zu beschicken anstatt alle. Setzen Sie durch den Online-Versand Ressourcen frei, die bei anderen Vorgängen zum Tragen kommen könnten. Auch die Umwelt wird Ihnen den Verzicht auf Ausdrucke und den Versand auf dem Postweg danken.

Wir sind bereits über Jahre in unserer Region als Makler tätig und vermitteln im Schnitt 100 bis 150 Objekte pro Jahr an Käufer und Mieter. Nicht zuletzt aufgrund dieser Doppelfunktion als Verwalter und Makler haben wir uns schon vor Jahren mit der Frage auseinandergesetzt, wie wir unsere Prozesse mittels Digitalisierung effizient, wirtschaftlich und zeitökonomisch gestalten können. Uns war klar: Neue Ressourcen entstehen selbstverständlich nicht allein durch den Online-Versand der Mandanten-Post. Haben Sie den Mut, weitere Prozesse zu digitalisieren, um bereits finalisierte Dokumente und Vorgänge nicht immer wieder neu „anfassen“ zu müssen. Komfortable Datenerfassung, sichere digitale Ablage plus Online-Versand auf Knopfdruck: Das alles funktioniert nicht nur bei WEG-Protokollen, sondern auch beim Übergabeprotokoll bestens – wenn die Software passt.

Große Software-Auswahl – trotzdem eigenes Tool

Vor Jahren, als wir die ersten Schritte in Richtung Digitalisierung taten, gab es nur wenige Lösungen auf dem Markt, welche sich mit der Übergabe von Wohnungen auseinandersetzten. Wir haben uns seither laufend über Anbieter, Apps, PC-Software und andere Lösungen informiert. Unser Ziel war es, ein Tool zu finden, um nicht nur die Übergabe, sondern den ganzen Vermietungs- und Verkaufsprozess zu digitalisieren. Daten- und Bediensicherheit spielten dabei eine ebenso große Rolle wie der Nutzerkomfort und die Möglichkeit, Prozesse und Datensätze zu verknüpfen. Fündig wurden wir damals nicht. Heute gibt es unter anderem Cloud-basierte Apps, die weder teuer noch kompliziert sind. Die meisten decken die Bausteine ab, die für eine Übergabe benötigt werden. Trotzdem sind wir bei unserem eigenen Tool geblieben.

Zwei Fliegen mit einer Klappe

Da wir nicht nur Verwalter, sondern auch Makler sind, benötigten wir ein Tool, das für beide Bereiche einsetzbar ist. Darum haben wir in Zusammenarbeit mit einem IT-Experten eine hauseigene, weiterentwickelbare Lösung für unser Unternehmen erarbeitet. Wir nutzen ein selbst entworfenes digitales Übergabeprotokoll. Anhand einer Checkliste mit Pflichtfeldern, wird der Nutzer durch das Protokoll und die Übergabe geleitet, was dazu führt, das Fehlerrisiko zu minimieren. Die Stammdaten der Eigentümer inklusive Wohn- sowie Objektadresse und Wohnungsnummer sind hier ebenso hinterlegt wie die Kontaktdaten des neuen Mieters, der Name sowie die neue Adresse des vorigen Mieters und das Datum des Ein- und Auszugs. Auch der Ansprechpartner bei der Hausverwaltung wird natürlich im Dokument fixiert. Dazu kommen Zählerstände sowie -nummern und andere spezifische Daten wie Müllereimernummern.

Jeder Raum einer Immobilie kann detailliert erfasst werden. Bereits bei den Besichtigungen können wir Besonderheiten und Schäden eintragen, die dann bei der Verwendung als Übergabeprotokoll nicht in Vergessenheit geraten. Bilder zur Erfassung des Status quo und etwaiger Schäden erhalten einen digitalen Zeitstempel und werden dem entsprechenden Raum und Mangel der Mietsache zugeordnet. Damit ist technisch sichergestellt, dass das Bild- und Datenmaterial zweifelsfrei vom Übergabezeitpunkt stammt.

Seit einiger Zeit verwenden wir nur noch die digitale Form des Übergabeprotokolls: am Tablet ausgefüllt, von den beteiligten Mandanten geprüft, per Touch Pen direkt vor Ort unterzeichnet und direkt versendet! Unseren Vermietern und Mietern gefällt, dass sie dieses wichtige Dokument in Echtzeit zugestellt bekommen. Sie wählen selbst, ob sie es auf dem PC abspeichern oder für den Aktenordner im Regal ausdrucken. Wenn es verloren geht, gibt es durch uns auf Knopfdruck unkompliziert Ersatz. Unsere Verwaltungskunden in der WEG- bzw. Sondereigentumsverwaltung erhalten das Protokoll zusätzlich noch in ihr Passwort-geschützes Kundenportal. Hier werden die Daten auch zugleich für den Wärmedienst und der benötigten gesplitteten Heizkostenabrechnung hinterlegt.

Fortschritt immer wieder neu denken

Wir haben Jahre intensiv an unserem Tool gefeilt, dabei Fort- und Rückschritte erlebt und auch einiges Lehrgeld zahlen müssen. Mal gingen Zählerstände und andere Daten verloren, mal wurden die Unterschriften nicht gespeichert, sodass wir die Mandanten – peinlich berührt – erneut um eine Zeichnung des Protokolls bitten mussten. Aber Innovationen müssen immer wieder neu gedacht werden. Inzwischen profitieren wir von einem reibungslos funktionierenden Datenerfassungs- und -verwaltungssystem, dass unseren Mandanten und Mitarbeitern Komfort, Transparenz und Effizienz gewährleistet. Der Aufwand der letzten Jahre, ein stabiles System zur Digitalisierung der wichtigsten Vorgänge in unserem Verwaltungs- und Vermittlungsgeschäft zu entwickeln, zahlt sich aus. Sogar das erste Kennenlernen von Vermietern oder Verkäufern und Interessenten verlegen wir seit einiger Zeit erfolgreich in den virtuellen Raum. Dazu kommen weitere digitalisierte Steps der erfolgreichen Immobilienvermittlung, wie etwa die 5 Punkte-Bonitätsprüfung, die digitale Wohnungsbesichtigung und die Zusendung des Kaufvertragsentwurfs bzw. des Entwurfs für den Mietvertrag an die Eigentümer.

An dieser Stelle wollen wir auch ein wenig träumen und in die Zukunft schauen. Wie schön wäre es für uns Verwalter, wenn es in naher Zukunft ein Tool gäbe, in welches unsere Hausmeister und Ableser die jährliche Ablesung der Strom-, Gas- und Wasserzähler selbstständig und direkt in einem Protokoll an die Versorgungsunternehmen senden könnten. Smart Metering lässt hoffen.

Die Veröffentlichung des Artikels erfolgt mit freundlicher Genehmigung der Redaktion von VDIVaktuell, Fachmagazin des Verbandes der Immobilienverwalter Deutschland e. V.

Posted by on 7. Juni 2021.

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Categories: Bilder, Dienstleistung

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